சார்ட்டிங் செய்தால் பார்மட் மாறுமா?
எக்ஸெல் தொகுப்பில், டேட்டாக்களை வரிசைப்படுத்துகிறீர்கள். டேட்டாக்கள், நீங்கள் அமைத்த செட்டிங்ஸ் ஏற்றபடி, வரிசைப்படுத்தப்படுகின்றன. டேட்டாக்களுக்குத் தரப்பட்ட பார்மட்டிங் வழிகள் என்னவாகின்றன? சில பார்மட்டிங் செட்டிங்ஸ் அப்படியே புதிய இடத்திற்கு எடுத்துச் செல்லப்படுகின்றன. சில மாற்றப்படுகின்றன. இப்படி மாற்றங்கள் இல்லாமல், வரிசைப்படுத்திய பின்னரும், பார்மட்டிங் அமைப்பும் எடுத்துச் செல்லப்படும்

வகையில் எக்ஸெல் தொகுப்பில் செட் செய்திடலாம்.
எடுத்துக் காட்டாக, இரண்டு நெட்டு வரிசை டேபிள் ஒன்றை ஒர்க் ஷீட்டில் அமைத்து இருக்கிறேன். முதல் வரிசையில் பல நாட்களுக்கான தேதிகளை, எந்த வரிசையும் இன்றி அமைத்திருக்கிறேன். இரண்டாவது வரிசையில் A முதல் E வரை அமைத்துள்ளேன். C என்ற எழுத்து உள்ள கட்டத்தின் பின் நிறத்தினை ஒரு வண்ணத்தில் அமைத்திருக்கிறேன். இந்த செல்லைச் சுற்றி ஒரு வகையான பார்டர் அமைத்துள்ளேன். இப்போது முதல் நெட்டு வரிசையில் உள்ள டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்துகிறேன். இப்போது எக்ஸெல் C என்ற எழுத்து உள்ள செல்லினை, அதன் பேக் கிரவுண்ட் வண்ணத்துடன் எடுத்துச் சென்று அதன் புது இடத்தில் வைக்கிறது. ஆனால் பார்டர்கள் வேறாக அமைகிறது.இரண்டையும் ஒன்றாகக் கொண்டு செல்வதே என் விருப்பம். இதற்கான வழியினைப் பார்க்கலாம்.
இதற்கான தீர்வு நாம் செல்களை எப்படி பார்மட் செய்கிறோம் என்பதைப் பொறுத்து உள்ளது. இரண்டு வகையான பார்மட்
வழிகளை எக்ஸெல் கொண்டுள்ளது – வழக்கமான பார்மட்டிங், நிபந்தனையில் பேரிலான பார்மட்டிங் (regular formatting and conditional formatting). வழக்கமான பார்மட்டிங் முறையை மேற்கொண்டால், மேலே விளக்கியது போல ஒரு பார்மட்டிங் எடுத்துச் செல்லப்பட்டு,
இன்னொன்று தங்கிவிடும். நிபந்தனையின் பேரிலான பார்மட்டிங் (conditional formatting) மேற்கொள்கையில், அனைத்து பார்மட்டிங் அமைப்புகளுடன் செல் நகர்ந்து கொடுக்கும்.
பேஸ்ட் பட்டன்
எக்ஸெல் 2003க்குப் பின் வந்த தொகுப்பில் பணியாற்றும் பலரும் இதனை அறிந்திருக்க மாட்டார்கள். அத்தொகுப்பில் தரப்பட்டிருக்கும் பேஸ்ட் பட்டன் வழக்கமான பட்டனாக இல்லாமல் மேலும் சில வசதிகள் கொண்டதாக இருப்பதைக் காணலாம். அதிலுள்ள சிறிய அம்புக் குறியினை அழுத்தினால் எக்ஸெல் உங்களுக்காக மேலும் சில வேலைகளை மேற்கொள்ள தயாராக இருப்பதனைக் காணலாம். இதில் பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் பட்டன் ஒன்றும் இருக்கும். அதனை அழுத்தினால் பேஸ்ட்செய்வதில் மேலும் சில கூடுதல் வசதிகளைத் தரும் பிரிவுகள் காணப்படலாம். எனவே நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த செல்லில் இருந்து பார்முலா வேண்டுமா, வேல்யூ வேண்டுமா, செல் டேட்டா மட்டும் வேண்டுமா, செல் பார்மட்டோடு காப்பி செய்யப்பட வேண்டுமா, யூனிகோட் டெக்ஸ்ட்டில் டெக்ஸ்ட் அமைக்கப்பட வேண்டுமா எனப் பல பிரிவுகள் இங்கு உங்கள் தேவைக்குத் தரப்பட்டிருக்கும். உங்கள் தேவைக்கேற்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுத்து இயக்கவும்.

வேர்ட் டிப்ஸ்!..செவ்வக வடிவில் டெக்ஸ்ட் செலக்ஷன்

செவ்வக வடிவில் டெக்ஸ்ட் செலக்ஷன்
வேர்ட் புரோகிராமில், சிலவகை டேட்டாவினைப் பயன்படுத்துகையில், குறிப்பாக டேபிள்களை அதிகம் பயன்படுத்துகையில், தொடர்ந்து அமையாமல், ஆங்காங்கே உள்ள டேட்டாவினை தனித்தனியே தேர்ந்தெடுக்க வேண்டியதிருக்கும். எடுத்துக் காட்டாக, ஐந்து வரிகளில், பத்தாவது கேரக்டர் முதல் பதின்மூன்றாவது கேரக்டர் வரை தேர்ந்தெடுக்க வேண்டியதிருக்கலாம். மற்றவற்றை விட்டுவிட்டு, இதனைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டியதிருக்கலாம். அப்போது கீ போர்ட் மூலம், குறிப்பிட்ட டெக்ஸ்ட்டை, டேட்டாவினை எப்படி தேர்ந்தெடுப்பது எனக் காணலாம்.
1. நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்க விரும்பும் டெக்ஸ்ட் பகுதியின், இடது மேல் மூலையில் கர்சரைக் கொண்டு சென்று வைக்கவும்.
2. அடுத்து Ctrl+Shift+F8 அழுத்தவும். பின்னர், அப்படியே நீங்கள் எந்த கேரக்டர் வரை கர்சரை நீட்ட வேண்டுமோ, அது வரை கொண்டு சென்று, அப்படியே கீழே இழுக்கவும். இதற்கு மவுஸைக் கூட நீங்கள் பயன்படுத்தலாம். டெக்ஸ்ட் தேர்ந்தெடுக்கையில், Alt கீ அழுத்திக் கொண்டு தேர்ந்தெடுக்கலாம்.
3. தேர்ந்தெடுத்து முடித்த பின்னர், வழக்கம்போல, நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த டெக்ஸ்ட்டினை என்ன என்ன மாற்றங்களுக்கு உட்படுத்துவீர்களோ, அவ்வளவும் பயன்படுத்தலாம். காப்பி செய்திடலாம். பேஸ்ட் செய்திடலாம். இன்னொரு இடத்திற்குக் கொண்டு செல்லலாம். நீக்கலாம்.

வேர்டில் எப்2 கீ
டெக்ஸ்ட் ஒன்றை செலக்ட் செய்கிறீர்கள். பின் அதனை இன்னொரு இடத்தில் கொண்டு அமைக்க விரும்புகிறீர்கள். எப்படி இந்த செயலை மேற்கொள்கிறீர்கள்? டெக்ஸ்ட்டை செலக்ட் செய்த பின்னர் மவுஸின் கர்சரை அதில் கொண்டு சென்று பின் மவுஸால் இழுத்து குறிப்பிட்ட இடம் வந்தவுடன் கர்சரை விடுவித்து அமைக்கிறீர்கள். வேறு வழியாக கட் அல்லது காப்பி செய்து தேவையான இடத்தில் பேஸ்ட் செய்கிறீர்கள். எப்படிப் பார்த்தாலும் இது பல நிலைகளில் மேற்கொள்கிற சமாச்சாரமாக இருக்கிறது. இதற்கு ஓர் எளிய வழியை எப்2 கீ தருகிறது. இங்கும் முதலில் நகர்த்த வேண்டிய டெக்ஸ்ட்டை செலக்ட் செய்து கொள்ளுங்கள். இங்கும் மவுஸ் வேண்டாம் என்றால் ஷிப்ட் கீயுடன் ஆரோ கீயைச் சேர்த்து இயக்கி டெக்ஸ்ட்டை செலக்ட் செய்திடலாம். செலக்ட் ஆனவுடன் எப்2 கீயை அழுத்துங்கள். அதன் பின் ஆரோ கீ அல்லது பேஜ் அப் அல்லது டவுண் அழுத்தி தேர்ந்தெடுத்த டெக்ஸ்ட்டை எங்கு அமைக்க வேண்டுமோ அங்கு செல்லுங்கள். (இப்படிச் செல்லும்போது டெக்ஸ்ட் நகர்த்தும் வேலை வேண்டாம் என்று நினைத்தால் எஸ்கேப் கீயை அழுத்துங்கள்; எல்லாம் ரத்தாகிவிடும்.) இனி எந்த இடத்தில் டெக்ஸ்ட் அமைக்க வேண்டுமோ அந்த இடம் வந்தவுடன் ஜஸ்ட் என்டர் கீயைத் தட்டுங்கள். டெக்ஸ்ட் அந்த இடத்தில் வந்தமர்ந்துவிடும். இது கட் அண்ட் பேஸ்ட் வழிக்கு இன்னொரு செயல்வழியாகும். காப்பி அல்ல.
வேர்ட் தொகுப்பில் இருவகைப் பட்டியல்
வேர்ட் டாகுமெண்ட்களில் லிஸ்ட் எனப்படும் பட்டியல் தயாரிப்பதில் இருவகை கிடைக்கிறது. இவை bulleted மற்றும் numbered பட்டியல்கள் ஆகும். ‘bulleted’ என்பது தனித்தனியான தகவல்கள் தரும் ஒரு பட்டியல். இந்த பட்டியலில் வரிகளின் முன்னே, ஏதேனும் ஒரு வகை அடையாளத்தினைக் (Symbol) கொண்டிருக்கும். இந்த அடையாளமே புல்லட் என அழைக்கப்படுகிறது. இது சிறிய புள்ளியிலிருந்து எந்த வகை அடையாளமாக வேண்டுமானாலும் இருக்கலாம். A numbered list என்பது, இதே பட்டியலில், அடையாளப் படத்திற்குப் பதிலாக, வரிசையாக எண்கள் இருக்கும். தொடர் கருத்து அல்லது தகவல்களைத் தருகையில், இந்த லிஸ்ட் வகை பயன்படுத்தப்படுகிறது. அவ்வாறு இல்லாமல், நம் கவனத்தைக் கவரும் வகையில் தரப்படும் தொடர்பற்ற, ஆனால், முக்கியமான தகவல்கள் புல்லட் இணைந்த பட்டியலாகத் தரப்பட வேண்டும். வேர்ட் இதனைத் தயாரித்து வழங்க எளிய வழிகளைக் கொண்டுள்ளது. முதலில், ஒவ்வொரு தகவலையும் டைப் செய்து, அதன் முடிவில் என்டர் அழுத்தவும். ஒரு தகவல், ஒரு வரிக்கு மேல் சென்றாலும், இறுதியில் மட்டுமே என்டர் அழுத்தவும். ஒவ்வொரு வரி முடிவிலும் என்டர் அழுத்த வேண்டாம்.
அனைத்து தகவல்களையும் பட்டியலாகத் தந்த பின்னர், மொத்தமாக அவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அடுத்து ரிப்பனில், ஹோம் பட்டனைக் கிளிக் செய்திடவும். அடுத்து பாரா குரூப்பில் உள்ள Bullets tool மற்றும் Numbering tool என்பவற்றில், எது உங்களுக்கு தேவைப்படுமோ, அதில் கிளிக் செய்து பட்டியலை நிறைவு செய்திடவும்.
வேர்டில் வகைப்படுத்தும் வழிகள்
வேர்ட் புரோகிராம் பயன்படுத்தியவர்கள் அனைவருமே, வேர்ட் தகவல்களை பிரித்து வகைப்படுத்தும் (sorting) வேலை செய்வதனை உணர்ந்திருப்பீர்கள். இதனை தொடக்கத்திலிருந்து இறுதிவரையாகவோ (ascending or descending), அல்லது இறுதியிலிருந்து தொடக்க வரையோ (descending) இருக்கலாம். வரிசையாகப் பட்டியலாகத் தரப்பட்ட தகவல்களை இந்த வகையில் பிரித்து அமைக்கலாம். ஆங்கில மொழியில் அமைந்த தகவல்கள் எனில், தொடக்கம் முதல் மிகுதிவரை எனில் அது 0-9, A-Z ஆகும். மிகுதியிலிருந்து தொடக்க வரை எனில், அதற்கு நேர்மாறான வகையில் அமைவது ஆகும். மற்ற மொழிகளுக்கு, அந்த மொழிகளின் தன்மையைப் பொறுத்தது ஆகும். இதில் எந்த வகைப் பிரித்தல் வேண்டும் என்பதனைப் பயனாளர் தான் Sort டயலாக் பாக்ஸில் அமைக்க வேண்டும்.
இதில் இன்னொரு சிறிய வழியையும் பின்பற்றலாம். இந்த பிரித்தலை, வேர்ட் டெக்ஸ்ட்டில் உள்ள எழுத்து வகையிலும் (case sensitive) அமைக்க வேண்டுமா, அதாவது பிரிப்பது A-Z ஆக இருக்க வேண்டுமா அல்லது a-z ஆக இருக்க வேண்டுமா என்பதனை முடிவு செய்திடலாம். இந்த வகைப் பிரித்தலை நாம் அமைக்கவில்லை எனில், பெரிய எழுத்து மற்றும் சிறிய எழுத்து (uppercase and lowercase letters) டெக்ஸ்ட்டை, வேர்ட், பிரித்தலின் போது ஒரே மாதிரியாகத்தான் எடுத்துக் கொள்ளும்.
வேர்ட் சிறிய, பெரிய எழுத்துக்களையும் தன் கவனத்தில் எடுத்துப் பிரிக்க வேண்டும் என எண்ணினால், நாம் கீழே தந்துள்ளபடி, செட்டிங்ஸ் அமைக்க வேண்டும்.
1. முதலில் எந்த டெக்ஸ்ட்டைப் வகை பிரிக்க வேண்டுமோ, அதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். (நீங்கள் ஒரு அட்டவணையை (table) வகைப் பிரிப்பதாக இருந்தால், அதனுள், எங்கேனும் கர்சரைக் கொண்டு சென்று அமைத்தால் போதும். ஆனால் டெக்ஸ்ட்டை பிரித்து அமைப்பதாக இருந்தால், பிரிக்க வேண்டிய டெக்ஸ்ட் முழுவதையும் முதலில் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்.
2. அடுத்து ரிப்பனில் Home டேப் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. தொடர்ந்து Paragraph குரூப்பில், Sort டூல் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது A-Z எழுத்துக்களுடன் தலைகீழ் அம்புக் குறி கொண்ட ஐகானாகக் காட்சி அளிக்கும். (டேபிள் பிரிப்பதாக இருந்தால், ரிப்பனில் உள்ள table’s Layout டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுத்து, Data groupல் உள்ள Sort டூல் மீது கிளிக் செய்திடவும்.) இப்போது வேர்ட் Sort Text டயலாக் பாக்ஸினைக் காட்டும்.
4. இந்த டயலாக் பாக்ஸில், மேலிருந்து கீழாகவா, அல்லது கீழிருந்து மேலாகவா என்பதற்கும், எந்த வகையில் டெக்ஸ்ட்டை பிரித்துக் காட்ட வேண்டும் என்பதற்கும் ஆப்ஷன்கள் தரப்பட்டிருக்கும். அவற்றைப் பயன்படுத்தவும்.
5. தொடர்ந்து Options பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் Sort Options டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும்.
6. இதில் தரப்படும் Case Sensitive செக் பாக்ஸினை நீங்கள் எப்படி வேர்ட் எழுத்துக்களைக் கையாள வேண்டும் என எண்ணுகிறீர்களோ, அதற்கேற்றபடி அமைக்கவும். இதனைத் தேர்ந்தெடுத்தால், பிரிக்கும் வகை எழுத்து வகையில் அடிப்படையில் மேற்கொள்ளப்படும். இல்லை எனில், பெரிய எழுத்து, சிறிய எழுத்து என்ற வேறுபாடு இன்றி பிரித்தல் மேற்கொள்ளப்படும்.
7. அடுத்தடுத்து கிடைக்கும் ஓகே பட்டனில் கிளிக் செய்து வெளியேறவும்